各學(xué)院、畢業(yè)研究生：

研究生檔案是指研究生入學(xué)、培養(yǎng)以及畢業(yè)過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等原始記錄，是研究生本人在招生錄取、報到入學(xué)、學(xué)習(xí)、畢業(yè)答辯、證書授予等一系列研究生期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷的有效憑證。根據(jù)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法規(guī)要求，為確保我校2021屆研究生的檔案歸檔及時有效、規(guī)范完整，現(xiàn)將本年度畢業(yè)的研究生各類檔案歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍

2021屆博士研究生、全日制學(xué)術(shù)學(xué)位碩士研究生、全日制專業(yè)學(xué)位碩士、非全日制專業(yè)學(xué)位碩士中的MBA、MPA、MTA專業(yè)碩士，自招生至畢業(yè)全過程中形成的有關(guān)材料。

二、研究生檔案目錄內(nèi)容

研究生檔案包括學(xué)籍檔案和黨團員檔案。

其中：不同類型的研究生個人學(xué)籍檔案對應(yīng)不同的卷內(nèi)目錄，均采用紙質(zhì)版原件存檔，一份存入研究生個人檔案寄送至用人單位、生源地或人才市場，一份存入學(xué)校檔案室。

其中錄取登記表、成績單由研究生院統(tǒng)一發(fā)放；

培養(yǎng)計劃、論文開題報告、中期考核表、實踐表、學(xué)術(shù)活動記錄表（博士）、學(xué)位論文預(yù)答辯情況登記表（博士）、畢業(yè)（學(xué)位）論文送檢（送審）申請表（博士）、學(xué)位論文修改認定表、論文評閱書、學(xué)位申請書等均是培養(yǎng)過程材料，在研究生學(xué)習(xí)過程中逐漸形成；

畢業(yè)生登記表要求研究生畢業(yè)前完成，學(xué)籍卡要求研究生畢業(yè)前在教育綜合管理系統(tǒng)個人基本信息欄完善個人信息后，自行在系統(tǒng)下載，打印簽字確認交學(xué)院，學(xué)院收齊畢業(yè)生登記表和學(xué)籍卡后，統(tǒng)一到研究生院蓋章。

三、歸檔要求

1.研究生的檔案歸檔工作由學(xué)院統(tǒng)一組織。各學(xué)院在本年度歸檔工作開始前至研究生院領(lǐng)取檔案袋。

2.請上半年畢業(yè)研究生將須本人準(zhǔn)備的存檔材料按目錄順序整理好交所在學(xué)院，各學(xué)院收齊材料后，按照學(xué)籍檔案卷內(nèi)目錄排序、編碼和裝袋，歸檔材料要求整理規(guī)范、內(nèi)容齊全、簽章完備、目錄清晰。

3.各學(xué)院要充分認識研究生檔案的重要性，重視研究生檔案歸檔工作，指定專人具體負責(zé)全程歸檔事宜，在規(guī)定時間內(nèi)按照要求完成本學(xué)院的歸檔工作。

四、歸檔驗收和移交

1.各學(xué)院教學(xué)秘書將研究生學(xué)籍檔案整理完畢之后，列好“桂林理工大學(xué)研究生學(xué)籍檔案卷內(nèi)目錄”，填寫“桂林理工大學(xué)研究生學(xué)籍檔案歸檔審核登記表”。寄送至用人單位或生源地的檔案（上半年畢業(yè)的研究生）于當(dāng)期校學(xué)位評定委員會會議結(jié)束后7天之內(nèi)前移交至本學(xué)院研究生輔導(dǎo)員。存入學(xué)校檔案室的研究生檔案，學(xué)院教學(xué)秘書以錄取登記表為首頁用打碼機打好頁碼（空白頁不打頁碼），并把最終總頁數(shù)填入目錄中，于當(dāng)期校學(xué)位評定委員會會議結(jié)束后7天之內(nèi)移交至研究生院。研究生院核驗無誤后，研究生院統(tǒng)一移交至學(xué)校檔案室。

移交檔案時，同時提交“桂林理工大學(xué)研究生學(xué)籍檔案卷內(nèi)目錄”和桂林理工大學(xué)研究生學(xué)籍檔案歸檔審核登記表”，各類檔案經(jīng)交接雙方檢查核對無誤，按歸檔要求驗收后，正式辦理移交手續(xù)。

2.各學(xué)院在檔案移交之前請?zhí)崆奥?lián)系檔案管理部門工作人員，預(yù)約做好檔案交接時間安排。

3.研究生院和相關(guān)工作人員將按照歸檔要求進行驗收，對于不符合規(guī)范要求的檔案需重新整理，待驗收合格后方可辦理正式移交手續(xù)。未交接的檔案造成遺失等責(zé)任由檔案負責(zé)人承擔(dān)。

五、檔案郵寄與代管

學(xué)院研究生輔導(dǎo)員需在5月30日前將畢業(yè)生本（專）科學(xué)籍檔案、黨員檔案整理好。待本學(xué)院研究生教學(xué)秘書移交畢業(yè)生研究生學(xué)籍檔案后，將所有檔案裝入大檔案袋，各學(xué)院需按黨委研究生工作部（簡稱“研工部”）要求封裝、蓋章、粘貼好EMS單等，統(tǒng)一轉(zhuǎn)送至研工部，檔案由研工部統(tǒng)一寄送。

符合代管條件的畢業(yè)生可申請檔案留校代管。檔案申請留校代管需填寫“桂林理工大學(xué)畢業(yè)研究生檔案留校代管申請表”，由研究生輔導(dǎo)員與研工部審批同意后方可代管。學(xué)籍檔案留校代管時間不超過2年，黨員檔案留校代管時間不超過3個月，畢業(yè)生需在檔案代管到期前20日主動聯(lián)系研工部辦理轉(zhuǎn)檔。

六、研究生院檔案負責(zé)人及聯(lián)系方式

研究生學(xué)籍檔案負責(zé)人：李老師，聯(lián)系方式：0773-5893215、2533495，地址：屏風(fēng)校區(qū)南校區(qū)218室、雁山校區(qū)行知樓B604。

研究生其他檔案及寄送負責(zé)人：曾老師。聯(lián)系方式：0773-5893215、2679653，地址：屏風(fēng)校區(qū)南校區(qū)218室、雁山校區(qū)行知樓B601(西)室。

研究生院

2021年5月18日